Поскольку портал, построенный на основе ролевой концепции, обеспечивает удобное для пользователя представление услуг и приложений, на предприятии в целом формируется рабочая среда, благоприятствующая выполнению сотрудниками своих функций. Но только ролевой концепции, учитывающей обязанности и полномочия сотрудников, недостаточно, потому что даже сотрудники, выполняющие одинаковые функции, зачастую нуждаются в разной информации. Например, каждый руководитель отдела продаж должен контролировать только свою зону ответственности, то есть следить за конкретным регионом или группой клиентов. Поэтому важно фильтровать информацию таким образом, чтобы пользователь видел только то, что ему нужно. В пределах портала это достигается за счет персонализации.
Так как служебные обязанности и полномочия пользователей в головном офисе известны, корпорация может создать для своих сотрудников портал, персонализированный в соответствии с основными требованиями пользователей. Конечные пользователи могут далее адаптировать портал к своим персональным потребностям или предпочтениям. Таким образом, осуществляется индивидуальное конфигурирование настольных компьютеров, позволяющее сотрудникам справляться с очень сложными заданиями в гетерогенной системной среде. При этом открываются новые возможности для децентрализации процессов, расширения полномочий сотрудников и реализации сценариев самообслуживания.
Например, порталы могут радикально изменить природу самых обычных административных операций и превратить их в совместные процессы с добавлением стоимости. Ниже приводится соответствующий пример.